Geschäfts- und Privatreise verbinden

23. Februar 2017
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Für viele Angestellte gehören Dienstreisen zum Berufsalltag. Manchmal ergibt es sich, dass man an eine Dienstreise noch ein paar Tage dran hängen möchte. „Verbindung von Dienst- und Privatreise“ nennt sich dies.  Damit die anschließende Reisekostenabrechnung entspannt verläuft, muss man einige Punkte zu beachten.

Vor dem Reisebeginn

Steht die Dauer der Privatreise in einem unangemessenen Verhältnis zur Dauer der Dienstreise, so ist für den Arbeitgeber eine Erklärung erforderlich. Darin sollte der Arbeitnehmer belegen, dass das Dienstliche im Vordergrund steht und die Gesamtreise nur aufgrund dessen stattfindet. Beweisen lässt sich der betriebliche Anlass der Reise beispielsweise mit Anmeldebestätigungen zu Seminaren, Briefwechsel mit Geschäftspartnern oder Terminabsprachen mit Kunden und Lieferanten. Der Vorgesetzte muss diese Erklärung im Vorfeld bestätigen. Ein Gespräch mit dem Arbeitgeber vor Reiseantritt ist also dringend erforderlich, denn so können noch eventuelle Unklarheiten in Bezug auf die Anrechnung der Reisekosten geklärt werden. Bei vielen Arbeitgebern gibt es entsprechende Dienstanweisungen oder Formulare.

Wichtig ist außerdem, bereits von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches, sowie auch gegebenenfalls für Begleitpersonen zu trennen. So kommt es bei der Abrechnung nicht zu Problemen. Bei der Mitnahme des Partners muss der Arbeitgeber die Rechnung für das Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Reisebüros oder Hotels nötig, in dem die alternativen Kosten für ein Einzelzimmer aufgeführt sind. Das gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei Mitnahme einer zweiten Person verändern.

Während der Reise

Um die Kosten für die Betriebsreise erstattet zu bekommen, sollten alle erforderlichen Belege vorliegen. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen. Dabei ist schon während des Aufenthalts darauf zu achten, dass private Kosten und geschäftliche stets getrennt werden. Reisende sollten unterschiedliche Kreditkarten nutzen oder private Angelegenheiten in bar zahlen. Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die dienstlich veranlasst aber nicht zu vermeiden sind, können diese auch in der Reisekostenabrechnung angegeben werden, auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.

Nach der Reise

Wird die Urlaubsreise der Dienstreise direkt angehängt, lässt diese sich meist am einfachsten bezüglich Reisekostenabrechnung in privat und geschäftlich aufteilen. Hierzu sind ein eindeutiges Ende der Dienstreise und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss. Entstehen hierdurch keine erhöhten Kosten für An- und Abreise, so trägt der Arbeitnehmer diese komplett. Durch die Verlängerung entstandene, höhere Reisekosten trägt hingegen der Arbeitnehmer. Allerdings kann es vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen verlängert wird, weil ein späterer Rückflug einen günstigeren Preis aufweist. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber die dadurch entstehenden Verpflegungskosten.